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1. FICHEROS

A – Qué ficheros tiene actualmente creados en su empresa:
Ejemplos: Fichero de clientes, de personal de la empresa, de proveedores, historial médico, fichero de contabilidad de la empresa, de videovigilancia…
Nota: Por cada tipo de archivo aclarar la finalidad para la cuál se recogen los datos (ejemplo: se recogen datos de los trabajadores en el fichero de personal con la finalidad de llevar a cabo la política de personal, pagar nóminas, contratos…)
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B – En alguno de esos ficheros de datos personales recoge de sus clientes o trabajadores relacionados con:
Básicos: nombre, apellidos, telf., mail, cuenta bancaria,…?
Salud?
Sexualidad?
Religión o creencias?
Origen racial?
Violencia de género?
Afiliación política o sindical?
Datos relativas a la comisión de infracciones administrativas o penales?
Datos relativos a la personalidad de clientes o trabajadores o datos a través de los cuales se puedan realizar un perfil sobre la personalidad de éstos?
Si contesta sí a alguno de este tipo de datos diga a qué fichero pertenecen (personal, clientes, proveedores,…)
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C - Se utiliza algún software concreto para la para la gestión de ficheros de recogida de datos? Si es así, diga el nombre del software (por ejemplo, para el fichero de clientes utilizo Access)
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2. SISTEMA DE ARCHIVOS

A - Cómo se almacenan los ficheros de datos:
En archivo digital?
En Papel?
En ambos?
NOTA: Se ha de recoger esta información para cada fichero de datos existente. (ejemplo: Si recoges datos para tener un archivo de clientes y proveedores por un lado y para tener un archivo de nóminas de trabajadores por otro, responder en cada caso por separado).
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B - Cuántos ordenadores tiene en su empresa que trabajen con ficheros de datos de carácter personal? De éstos, alguno es servidor?
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C - Los datos se almacenan en un servidor central o cada ordenador tiene sus propios datos almacenados?
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D - Relación de ordenadores de la empresa señalando marca, modelo, sistema operativo y si es servidor o cliente.
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E - Se utilizan sistemas de protección tipo antivirus, cortafuegos,…? Cuáles? (marca y modelo para cada ordenador)
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F - Relación de periféricos en los que se pueden extraer datos de carácter personal (impresoras, discos duros, memoria flash,…) (marca y modelo)
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G - Se realizan copias de seguridad de los ficheros de datos? Cada cuánto tiempo? Con que programas? Las copias se realizan encriptadas y/o comprimidas? De ser así, con que tipo de encriptación y/o compresión?
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H - Otros sistemas de seguridad: Alarmas, cámaras, extintores, videovigilancia…
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I - Tienen los ordenadores de la empresa contraseñas de acceso? Explique como funciona y cada cuánto tiempo se cambia la contraseña.
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J - Respecto de los ficheros en soporte papel, en qué lugar se encuentran? Están bajo llave? Tienen algún sistema de seguridad para acceder a ellos? Existe un control de accesos a los ficheros por parte del personal de la empresa? Qué tipo de control?
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3. PERSONAL DE LA EMPRESA

A - Relación de trabajadores de la empresa que contenga (nombre y apellidos, Nif, Departamento al que pertenece, categoría profesional y ficheros con los que trabaja).
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B - Centros de trabajo de la empresa. Si la empresa tiene más de un centro de trabajo, indicar direcciones de cada centro de trabajo y trabajadores asignados a cada uno de los centros de trabajo. Del mismo modo, si los datos de ficheros se reparten en distintos centros, indicar el centro de trabajo en el que se ubica cada fichero.
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4. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

A - Tiene usted contratadas terceras empresas o profesionales externos que traten en nombre de su empresa los datos de sus clientes o trabajadores? Por ejemplo, tiene usted subcontratada:
- La gestión de nóminas y contratos de sus trabajadores
- La gestión de la protección de datos de su empresa?
- La limpieza de su empresa, siempre y cuando mediante la limpieza se pueda acceder a datos de los ficheros de carácter personal?
- El mantenimiento del Hardware o software?
- La videovigilancia?
- Otros…
De ser así, listado de empresas y/o profesionales que contenga los datos completos de cada empresa o profesional (denominación social, dirección, teléfono, nombre y cif administrador, …) y las funciones que realiza en su empresa cada uno de esos encargados de tratamiento de datos.
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B - ¿Transfiere la empresa los datos de sus ficheros fuera de España? De ser así indicar a qué países.
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5. CESIÓN DE DATOS

A - Cede la empresa datos personales de sus clientes o trabajadores a otras empresas? De ser así, con qué finalidad? Solicita la empresa consentimiento a los clientes y/o trabajadores para proceder a esa cesión de datos?
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6. POLÍTICA DE PUBLICIDAD

A - Realiza la empresa campañas de publicidad a través de cualquier medio?
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B - De dónde obtiene la empresa los datos para las campañas de publicidad?
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C - En sus campañas publicitarias a otras empresas o personas privadas, da la empresa la opción al cliente de oponerse a la recepción de la publicidad?
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7. PÁGINA WEB Y REDES SOCIALES

A - ¿Cuenta la empresa con una web corporativa? Indicar la dirección (URL)
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B - ¿Tiene la empresa actividad en las redes sociales? En cuáles? Bajo que denominación? Se entrará por nuestra parte en cada una de ellas para comprobar su adaptación a la Ley, por lo que se solicita que acepte nuestra petición.
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8. OTROS

A - Ha tenido la empresa algún procedimiento inspector por parte de la Agencia Española de Protección de Datos? Si fuera así, cuál fue el resultado?
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B - Ha tenido la empresa algún problema o conflicto relacionado con la pérdida de datos de carácter personal?
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C - Ha tenido su empresa en el último año alguna petición de derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición a datos por parte de algún cliente?
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